【例文付き】面接結果待ちの辞退連絡！メール・電話のマナーと注意点

「他社の内定が出たけど、結果待ちの企業への断り方って、なんだか気まずい…」と悩んでいませんか？

ご安心ください。誠意を込めて丁寧に伝えれば、円満に辞退できます。

この記事で紹介するメール・電話のコツを掴んで、気持ちよく次のステップへ進みましょう。

面接結果待ちだけど、辞退したい…そんな時の例文集

辞退の連絡はメールでOK？電話？

辞退の連絡方法はメールと電話、どちらでも構いません。それぞれのメリットを理解し、状況に応じて適切な手段を選びましょう。

メール連絡のメリット

• 時間を問わず送信できる: 相手の都合を気にせず、自分のタイミングで連絡できます。
• 内容を正確に伝えられる: 事前に文章を推敲できるため、辞退理由や感謝の気持ちを落ち着いて正確に記述できます。
• 記録が残る: 送信した日時や内容が記録として残るため、「言った・言わない」のトラブルを防げます。

電話連絡のメリット

• 誠意が伝わりやすい: 声のトーンや話し方で、謝罪や感謝の気持ちをより直接的に伝えられます。
• 迅速・確実: 相手に直接つながるため、辞退の意思が伝わったことをその場で確認できます。
• 丁寧な印象を与える: 特に最終面接後や、担当者と良好な関係を築けている場合、電話の方がより丁寧な印象を与えられます。

どちらを選ぶべきか？

基本的にはメールでの連絡で問題ありません。企業の採用担当者は日々多くのメールに対応しており、辞退連絡もメールで受け取ることに慣れています。

ただし、以下のような場合は電話での連絡を検討すると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

• 最終面接まで進んでいる場合
• 採用担当者に特にお世話になった場合
• 応募したのが小規模な企業で、社長や役員が直接面接してくれた場合

迷った場合は、「まずメールで連絡し、もし数日経っても返信がなければ電話で確認する」という方法が確実です。

面接結果待ちの辞退、メールで伝える時のポイントは？

メールで辞退を伝える際は、相手への配慮が伝わるよう、3つのポイントを意識しましょう。

知人の採用担当者は「件名が『お世話になります』だけの辞退メールは、他の業務連絡に埋もれて気づくのが遅れたことがある」と話していました。誰から何の連絡かが一目で分かる件名は、忙しい相手への心遣いそのものですね。

1. 件名は「要件」と「氏名」がすぐ分かるようにする 採用担当者は毎日多くのメールを受け取ります。件名だけで誰からのどんな連絡か分かるように記載するのがマナーです。
2. 本文は「結論」「感謝・謝罪」「結び」の構成で簡潔に 長文は避け、要点を押さえて丁寧に記述します。辞退の意思を明確に伝えた上で、選考機会への感謝と辞退への謝罪を述べましょう。
3. 署名には連絡先を明記する 氏名、電話番号、メールアドレスを記載し、企業側が本人確認や連絡を取りやすいように配慮します。

近年では、企業の採用管理システム（マイページ）上で辞退手続きができるケースも増えています。その場合は、システム上の指示に従って連絡するのが最も確実です。もし迷うことがあれば、転職エージェントに相談してみるのも良いでしょう。転職エージェントは、転職活動のプロです。あなたの状況を詳しくヒアリングした上で、適切なアドバイスをくれるはずです。

面接結果待ちの辞退メール【例文付きで解説】

件名の書き方

件名は、採用担当者が見落とすことなく、すぐに内容を理解できるような書き方が重要です。以下に、具体的な例をいくつかご紹介します。

• 【〇〇株式会社】面接辞退のご連絡（氏名）
• 〇〇株式会社　面接辞退のご連絡
• （氏名）選考辞退のご連絡
• 【〇〇株式会社】〇〇（氏名）です。面接辞退のご連絡
• 〇〇株式会社　〇〇（氏名）です。選考辞退のご連絡

これらの例を参考に、企業名と自分の氏名を必ず入れるようにしましょう。また、面接予定日などが決まっている場合は、それも加えるとさらに分かりやすくなります。

他社から内定を得た場合（正直に伝える場合）

他社から内定を得たことを理由に辞退する場合は、正直にその旨を伝えるようにしましょう。ただし、内定を得た企業名などを具体的に記載する必要はありません。

以下は、他社から内定を得たことを理由に辞退する場合のメール例文です。

一身上の都合で辞退する場合

辞退理由は、必ずしも具体的に伝える必要はありません。「一身上の都合」という表現で伝えることも可能です。

以下は、「一身上の都合」を理由に辞退する場合のメール例文です。

【例文】体調不良が理由で辞退する場合のメール

体調不良により、選考を継続することが難しい場合は、その旨を伝えるようにしましょう。

以下は、体調不良を理由に辞退する場合のメール例文です。

メールを送信する際の注意点

• 誤送信に注意：送信前に、宛先、件名、本文を必ず確認してください。
• 添付ファイルの確認：誤ってファイルを添付していないか、または不要なファイルを添付していないか確かめましょう。
• 返信がない場合：数日経っても返信がない場合は、担当者へ電話で問い合わせてみましょう。
• 迷惑メールフォルダの確認：返信がない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認しましょう。

電話で面接結果待ちの辞退を伝えるには？

電話で連絡する場合は、直接言葉を交わすからこその配慮が大切になります。

面接結果待ちの辞退、電話で伝える時のポイントは？

電話で辞退を伝える場合は、以下の4つのポイントを心掛けることで、相手に良い印象を与え、スムーズに辞退の意思を伝えることができます。

新卒のころ、何も知らずにお昼休憩ど真ん中に辞退の電話をかけてしまい、少し迷惑そうな声で対応された苦い記憶があります。相手の状況を想像して時間帯を選ぶだけで、お互いに気持ちよくコミュニケーションが取れるはずです。

1. 時間帯に配慮する：相手の業務の妨げにならないよう、始業直後や終業間際、昼休みなど、忙しい時間帯を避けて電話をかけましょう。一般的には、午前10時～11時頃、午後14時～16時頃が適切な時間帯と言われています。
2. 静かな場所で話す：周囲の騒音で相手の声が聞き取りにくいと、失礼な印象を与えてしまいます。静かな場所で、かつ電波状況の良い場所で電話をかけましょう。カフェや電車の中など、騒がしい場所は避け、自宅や静かなオフィスなどからかけるようにしましょう。
3. 簡潔に要件を伝える：ダラダラと話すと、相手の時間を無駄にしてしまいます。要点を絞って簡潔に伝えられるよう、事前に話す内容をメモなどにまとめておきましょう。
4. 丁寧な言葉遣いを心がける：相手に失礼な印象を与えないよう、敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、明るくハキハキと話すことで、相手に好印象を与えられます。

電話での会話例文

ここでは、電話で辞退を伝える際の会話例を紹介します。

あなた： 「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇月〇日に面接のお時間をいただきました〇〇（氏名）と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」

担当者： 「はい、私です。」（または「少々お待ちください」）

あなた： 「お世話になっております。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、この度の選考を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」

担当者： 「さようでございますか。承知いたしました。差し支えなければ、理由をお聞かせいただけますでしょうか？」

あなた（正直に答える場合）： 「はい。実は、他社から内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらにご縁を感じ、入社を決意いたしました。」 あなた（ぼかす場合）： 「大変恐縮ですが、一身上の都合でございます。」

あなた： 「お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。」

担当者： 「いえいえ、承知いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。〇〇さんの今後のご活躍をお祈りしております。」

あなた： 「恐れ入ります。それでは、失礼いたします。」

面接後 辞退したい…電話で伝える際の注意点

電話で辞退を伝える場合は、相手の表情が見えないため、言葉遣いや声のトーンに注意することが大切です。特に、以下の点に注意しましょう。

• 語尾を明確に発音する：語尾をきちんと発音するのが基本です。そうすることで、相手にしっかりと意思が伝わります。
• ゆっくり話す：早口で話すと、相手が聞き取れず、誤解が生じる可能性があります。ゆっくりと話すように心がけてください。
• 相槌を打つ：「はい」「ええ」など、適度に相槌を打つと、相手に「聞いています」という姿勢が伝わります。
• 笑顔で話す：電話越しでも、笑顔を意識すると声のトーンが自然と明るくなり、好印象を与えられます。

辞退の理由を聞かれた場合は、正直に答える方が誠実な印象を与えますが、嘘をついたり、相手を不快にさせるような言い方をしたりするのは避けましょう。

パート・アルバイトの面接辞退｜電話連絡の例文と伝え方

パート・アルバイトの面接結果待ちで辞退する場合も、基本的な流れは同じです。以下の例文を参考にしてください。

あなた： お世話になっております。〇〇と申します。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
担当者： 〇〇さん、こんにちは。ご連絡ありがとうございます。
あなた： 大変恐縮ではございますが、この度、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
担当者： そうでしたか。承知いたしました。
あなた： お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。
担当者： いえいえ、お気になさらず。また機会がありましたら、ぜひご応募ください。
あなた： ありがとうございます。それでは、失礼いたします。

おめでとうございます！でも…そのやり取り、本当に「あなた」がやるべきですか？

ここまで読んで、内定をスマートに保留・辞退する「作法」は、ご理解いただけたかと思います。

しかし、少しだけ想像してみてください。 複数の企業との丁寧なメールのやり取り、お断りを入れる際の気まずい電話、そして「もし、本命もダメだったら…」という不安。

内定を勝ち取った、その素晴らしいエネルギーを、そんな「調整ごと」にすり減らしてしまうのは、あまりにもったいないと思いませんか？

実は、転職を成功させる人たちの多くは、この煩わしさやストレスをすべて肩代わりしてくれる「プロのエージェント」を味方につけています。

派遣会社に登録すれば、

• 言いにくい給与や勤務時間の交渉
• 複数の選考スケジュールの調整
• 内定辞退の連絡

これらすべてを、あなた専任の担当者が代行してくれます。 あなたは、ただ「どの会社が一番良いか」を考えることに集中すればいいのです。

もし、この転職活動で「もっとスマートに、ストレスなく、最高の選択をしたい」と感じたら。 ぜひ一度、あなたに寄り添ってくれるプロの力を頼ってみてください。

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面接結果を待たずに辞退しても問題ない？よくある疑問を解説

面接の結果待ちで辞退を伝えることは、決してマナー違反ではありません。 むしろ、辞退を決めた時点で速やかに連絡を入れることは、企業にとっても親切な対応と言えます。

なぜなら、企業は辞退者が出た場合、すぐに他の候補者へ連絡を取るなど、次のアクションに移る必要があるからです。あなたの素早い判断が、他の誰かのチャンスに繋がることもあります。

＜人事担当者の声＞ ある企業の人事担当者に聞いた話では、内定者が複数辞退した際、連絡が早かった補欠の5名にすぐ連絡でき、会社として非常に助かったそうです。

ここでは、結果待ちの辞退に関して特に質問の多い点について、さらに詳しくお答えします。

Q. 辞退の連絡は、結果が来るまで待つべき？

結論として、待つ必要はありません。 他社への入社を決意した、などの理由で辞退の意思が固まった場合は、企業の連絡を待たずに、こちらから辞退を申し出て問題ありません。

Q. 就活生の場合、何か不利になることはある？

就活の場合でも、結果待ちの期間に辞退すること自体に問題はありません。 ただし、辞退の伝え方によっては今後の関係性に影響が出る可能性もゼロではありません。将来のことも考え、誠実な対応を心がけるに越したことはないでしょう。

知恵袋で質問する前に…よくある質問集

「こんなこと聞いたら失礼かな…」といった、一人で抱えがちな疑問はありませんか？ここでは、よくある質問にお答えします。

企業の採用管理システム（マイページ）から辞退連絡をしても良いですか？

はい、問題ありません。企業が用意したシステムがある場合は、その指示に従って連絡するのが最もスムーズで確実な方法です。電話やメールでの連絡が不要な場合も多いので、まずはシステムを確認してみましょう。

辞退の理由を具体的に伝える必要がありますか？

辞退理由は「一身上の都合」で構いません。ただし、企業によっては理由を詳しく聞かれる場合もあるため、事前に考えておきましょう。

一度辞退した企業に再応募することはできますか？

企業によっては再応募を受け付けていない場合もあるため、事前に確認しましょう。

まとめ

面接結果待ちの間に辞退する場合、メールでも電話でも問題ありません。

どちらの方法で連絡するかは、状況に応じて判断しましょう。

辞退の意向を伝える際は、選考に時間を使ってもらったことへのお詫びと感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけることが何より大切です。

本記事が、あなたの新しい一歩を気持ちよく踏み出すための助けとなれば幸いです。