【例文付き】面接結果待ちの辞退連絡！メール・電話のマナーと注意点

複数の企業の選考を受けている中で、より良い条件の企業から内定を得たり、改めて自分のキャリアプランを見つめ直したりするうちに、面接結果待ちの企業への応募を辞退したいと考えることもあるでしょう。

そんな時、どのように辞退の連絡をすれば良いのか、失礼な印象を与えないためにはどんな点に注意すべきなのか、悩んでしまいますよね。

この記事では、面接結果待ちの企業に辞退を伝える際のマナーや例文、注意点などを詳しく解説します。

メールと電話、それぞれの連絡方法におけるポイントや例文を紹介しているので、ぜひ参考にして、スムーズに辞退の意思を伝えましょう。

この記事のポイント

面接結果待ちだけど、辞退したい…そんな時の例文集

辞退の連絡はメールでOK？電話？

面接結果待ちの間に辞退を伝える場合、メールと電話、どちらの連絡手段を選べば良いのか迷いますよね。結論から言うと、どちらの方法でも構いません。大切なのは、状況に合わせてより適切な方を選ぶことです。

まず、メールで連絡する場合のメリットですが、これは何と言っても 時間や場所を選ばずに送信できる 点です。24時間いつでも、自宅でも外出先でも、自分の都合に合わせて連絡できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

さらに、伝えたい内容を正確に伝えられる という点も魅力です。口頭で伝える場合、緊張してしまったり、言葉足らずになってしまったりして、意図した通りに伝わらない可能性もあります。しかし、メールであれば、事前にしっかりと内容を練り上げることができるため、誤解なく意思表示できます。特に、辞退理由を丁寧に説明したい場合に有効です。

また、メールは 証拠が残る という点もメリットとして挙げられます。後からトラブルになった際に、証拠として提示できるため、安心です。

一方、電話で連絡する場合のメリットは、相手に直接謝罪の気持ちを伝えられる 点です。声のトーンや言葉遣いで、より誠意を伝えることができます。メールではどうしても冷たい印象を与えてしまいがちですが、電話であれば、直接気持ちを伝えることで、相手との関係性を良好に保つことができるでしょう。

また、疑問点があればすぐに解消してもらえる というのも電話ならではのメリットです。直接会話ができるので、その場で疑問を解消したり、誤解を解いたりすることができます。

さらに、より丁寧な印象を与えられる 場合もあります。特に、採用担当者と親密なコミュニケーションを取っている場合は、電話の方がより丁寧な印象を与えられます。

このように、メールと電話それぞれにメリットがあります。

では、具体的にどのような状況でどちらの連絡手段を選べば良いのでしょうか？

例えば、以下のような状況では、電話で連絡する方が良いでしょう。

• 採用担当者と親しい関係を築いている
• 辞退によって相手に大きな迷惑をかけてしまう可能性がある
• 辞退理由について詳しく説明する必要がある
• 相手の反応をすぐに確認したい

逆に、以下のような状況では、メールで連絡する方が良いでしょう。

• 伝えたい内容が複雑で、誤解なく伝えたい
• 辞退理由を簡潔に伝えたい
• 時間的な制約があり、すぐに電話できない

最終的には、自分の状況や相手の状況、そして企業の文化などを考慮して、どちらの方法で連絡するのが適切か判断しましょう。

とはいえ、初めての転職活動だったり、これまで辞退の連絡をした経験が少なかったりする場合は、どちらの方法を選べば良いのか迷ってしまうのも無理はありません。そんな時は、転職エージェントに相談してみるのも良いでしょう。転職エージェントは、転職活動のプロです。あなたの状況を詳しくヒアリングした上で、適切なアドバイスをくれるはずです。

面接結果待ちの辞退、メールで伝える時のポイントは？

メールで辞退を伝える際には、以下の3つのポイントを心掛けることで、相手に失礼な印象を与えることなく、スムーズに辞退の意思を伝えることができます。

1. 件名は具体的で分かりやすく：件名を見ただけでメールの内容が分かるように、「面接辞退のご連絡」のように明確に記載しましょう。さらに、自分の氏名や面接予定日などを加えることで、担当者がすぐに内容を把握できるようになり、対応がスムーズになります。例えば、「【〇〇株式会社】〇〇（氏名）です。面接辞退のご連絡」のように記載すると良いでしょう。
2. 本文は簡潔で丁寧な言葉遣いを心がける：まず、辞退の意向を明確に伝えましょう。その上で、選考に時間を割いてもらったことへのお礼と、辞退することへのお詫びを述べることが重要です。長文になりすぎると読みにくくなるため、要点を絞って簡潔に、かつ丁寧な言葉遣いを心がけて書きましょう。 ここで注意したいのが、辞退理由を具体的に書くかどうかです。基本的には、「一身上の都合により」と記載すれば問題ありません。しかし、企業によっては、辞退理由を詳しく聞かれる場合もあるかもしれません。その場合に備え、簡潔に説明できるよう、事前に準備しておくと安心です。例えば、「他社から内定をいただいたため」「キャリアプランを見直したため」など、具体的に伝えられるようにしておきましょう。ただし、企業や面接官の批判になるような内容は避け、「〇〇株式会社様で働くことは大変魅力的ですが、～」のように、前向きな表現で伝えることが大切です。
3. 署名には連絡先を明記する：メールの最後に、自分の氏名、電話番号、メールアドレスを忘れずに明記しましょう。担当者から連絡が必要になった場合に、スムーズに連絡が取れるようにしておきます。

【面接 結果待ち 辞退 例文】メールで伝える場合

件名はどう書く？

件名は、採用担当者が見落とすことなく、すぐに内容を理解できるような書き方が重要です。以下に、具体的な例をいくつかご紹介します。

• 【〇〇株式会社】面接辞退のご連絡（氏名）
• 〇〇株式会社　面接辞退のご連絡
• （氏名）選考辞退のご連絡
• 【〇〇株式会社】〇〇（氏名）です。面接辞退のご連絡
• 〇〇株式会社　〇〇（氏名）です。選考辞退のご連絡

これらの例を参考に、企業名と自分の氏名を必ず入れるようにしましょう。また、面接予定日などが決まっている場合は、それも加えるとさらに分かりやすくなります。

選考辞退 メール 例文：他社から内定を得た場合

他社から内定を得たことを理由に辞退する場合は、正直にその旨を伝えるようにしましょう。ただし、内定を得た企業名などを具体的に記載する必要はありません。

以下は、他社から内定を得たことを理由に辞退する場合のメール例文です。

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件名：【〇〇株式会社】面接辞退のご連絡（田中太郎）

〇〇株式会社 人事部 〇〇様

お世話になっております。 先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、この度、他社から内定をいただき、そちらへの入社を決めたため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。 何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名：
田中太郎
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

選考辞退 メール 例文：一身上の都合で辞退する場合

辞退理由は、必ずしも具体的に伝える必要はありません。「一身上の都合」という表現で伝えることも可能です。

以下は、「一身上の都合」を理由に辞退する場合のメール例文です。

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件名：〇〇株式会社　面接辞退のご連絡

〇〇株式会社 人事部 〇〇様

お世話になっております。 先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、この度、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。 何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名：
田中太郎
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

面接後 辞退 メール 例文：体調不良で辞退する場合

体調不良により、選考を継続することが難しい場合は、その旨を伝えるようにしましょう。

以下は、体調不良を理由に辞退する場合のメール例文です。

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件名：〇〇株式会社　選考辞退のご連絡

〇〇株式会社 人事部 〇〇様

お世話になっております。 先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、この度、体調を崩してしまい、選考を継続することが難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。 何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名：
田中太郎
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇

メールを送信する際の注意点

• 誤送信に注意：送信前に、宛先、件名、本文を必ず確認しましょう。
• 添付ファイルの確認：誤ってファイルを添付していないか、または不要なファイルを添付していないか確認しましょう。
• 返信がない場合：数日経っても返信がない場合は、担当者へ電話で問い合わせてみましょう。
• 迷惑メールフォルダの確認：返信がない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認しましょう。

電話で面接結果待ちの辞退を伝えるには？

面接結果待ちの辞退、電話で伝える時のポイントは？

電話で辞退を伝える場合は、以下の4つのポイントを心掛けることで、相手に良い印象を与え、スムーズに辞退の意思を伝えることができます。

1. 時間帯に配慮する：相手の業務の妨げにならないよう、始業直後や終業間際、昼休みなど、忙しい時間帯を避けて電話をかけましょう。一般的には、午前10時～11時頃、午後14時～16時頃が適切な時間帯と言われています。
2. 静かな場所で話す：周囲の騒音で相手の声が聞き取りにくいと、失礼な印象を与えてしまいます。静かな場所で、かつ電波状況の良い場所で電話をかけましょう。カフェや電車の中など、騒がしい場所は避け、自宅や静かなオフィスなどからかけるようにしましょう。
3. 簡潔に要件を伝える：ダラダラと話すと、相手の時間を無駄にしてしまいます。要点を絞って簡潔に伝えられるよう、事前に話す内容をメモなどにまとめておきましょう。
4. 丁寧な言葉遣いを心がける：相手に失礼な印象を与えないよう、敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、明るくハキハキと話すことで、相手に好印象を与えられます。

【面接 結果待ち 辞退 例文】電話で伝える場合

以下は、電話で辞退を伝える場合の例文です。

あなた： お世話になっております。〇〇と申します。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
担当者： 〇〇さん、こんにちは。ご連絡ありがとうございます。
あなた： 大変恐縮ではございますが、この度、他社から内定をいただき、そちらへの入社を決めたため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
担当者： そうでしたか。承知いたしました。
あなた： お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。
担当者： いえいえ、お気になさらず。〇〇さんのご活躍をお祈りしております。
あなた： ありがとうございます。それでは、失礼いたします。

面接後 辞退したい…電話で伝える際の注意点

電話で辞退を伝える場合は、相手の表情が見えないため、言葉遣いや声のトーンに注意することが大切です。特に、以下の点に注意しましょう。

• 語尾を明確に発音する：「～です」「～ます」「～でした」など、語尾をきちんと発音することで、相手にしっかりと伝わります。
• ゆっくり話す：早口で話すと、相手が聞き取れず、誤解が生じる可能性があります。ゆっくりと話すように心がけましょう。
• 相槌を打つ：「はい」「ええ」「そうですか」など、適度に相槌を打つことで、相手に話を聞いて いることを伝えましょう。
• 笑顔で話す：電話越しでも、笑顔で話すと声のトーンが明るくなり、相手に好印象を与えられます。

辞退の理由を聞かれた場合は、正直に答える方が誠実な印象を与えますが、嘘をついたり、相手を不快にさせるような言い方をしたりするのは避けましょう。

面接 結果待ち 辞退 パート：電話の場合

パートの面接結果待ちの間に辞退する場合は、以下の例文を参考にしてください。

あなた： お世話になっております。〇〇と申します。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
担当者： 〇〇さん、こんにちは。ご連絡ありがとうございます。
あなた： 大変恐縮ではございますが、この度、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
担当者： そうでしたか。承知いたしました。
あなた： お忙しい中、選考を進めていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。
担当者： いえいえ、お気になさらず。また機会がありましたら、ぜひご応募ください。
あなた： ありがとうございます。それでは、失礼いたします。

面接の合否待ちの期間に辞退しても大丈夫？

面接の結果待ちの期間に辞退するのは、マナー違反ではありません。むしろ、早めに辞退の意向を伝える方が、企業側にとっても親切です。企業側は、辞退者が出た場合、すぐに次の候補者への対応を進めることができます。

面接の返事待ちで辞退したい…どうしたらいい？

面接の返事待ちの間に辞退したい場合は、結果連絡を待たずに辞退の連絡をして問題ありません。

就活で面接結果待ちの期間に辞退しても大丈夫？

就活の場合でも、面接結果待ちの期間に辞退するのは問題ありません。ただし、企業によっては選考辞退者に対してペナルティを設けている場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。ペナルティとは、例えば、次回以降の選考を受けられなくなる、などの措置のことです。

知恵袋で質問する前に…よくある質問集

• Q：辞退の連絡はいつまでにすればいいですか？
  A：辞退を決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。
• Q：辞退の理由を具体的に伝える必要がありますか？
  A：辞退理由は「一身上の都合」で構いません。ただし、企業によっては理由を詳しく聞かれる場合もあるため、事前に考えておきましょう。
• Q：一度辞退した企業に再応募することはできますか？
  A：企業によっては再応募を受け付けていない場合もあるため、事前に確認しましょう。

まとめ

面接結果待ちの間に辞退する場合、メールでも電話でも問題ありません。

どちらの方法で連絡するかは、状況に応じて判断しましょう。

辞退の意向を伝える際は、お詫びと感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。